GENÇLİK VE SPOR BAKANLIĞI TARAFINDAN 4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNUNUN 3 ÜNCÜ MADDESİNİN (F) BENDİ KAPSAMINDA YAPILACAK İHALELERE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
Bu usul ve esaslar, Gençlik ve Spor Bakanlığı tarafından finanse edilen ve ilgili kamu kurumları, üniversiteler, özel sektör, sivil toplum kuruluşları ile gerçek kişilerin yararlanacağı araştırma ve geliştirme hizmeti alımlarında uygulanır. Bu kapsamda amaç, araştırma ve geliştirme hizmeti alımlarının saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenilirlik, gizlilik, kamuoyu denetimi ve kaynakların verimli kullanımı ilkelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamaktır; ayrıca bütünlük arz eden hizmetler bölünemez. Bu usul ve esaslarda tanımlar arasında alım dokümanı, araştırma grubu, araştırma ve geliştirme faaliyeti, araştırmacı, idare, yüklenici, proje yürütücüsü, proje koordinatörü, proje izleme grubu, sözleşme, teklif, teknik şartname ve idari şartname gibi temel kavramlar kullanılır. Proje değerlendirme grubu, ihale yetkilisi tarafından oluşturulur; uzmanlardan oluşan bu grup, proje teklif formatını, sözleşme tasarısını ve gerektiğinde teknik ve idari şartnameleri hazırlar, yaklaşık maliyeti belirler ve yükleniciyi önerir. Proje teklif formatı, işin kapsamı, amacı, süresi, bütçesi, proje ekibi ve literatür gibi bilimsel konuları içerir; teklif formatı ihale yetkilisinin onayıyla kesinleşir ve istekli bu formata uygun teklif verir. Teklifler yazılı olarak sunulur, şartlar kabul edildiğini belirten açıklamayla birlikte verilir; bedel rakam ve yazı olarak uyumlu biçimde belirtilir; tekliflerin geçerlilik süresi bulunur; üzerinde kazıntı veya silinti olmamalıdır; isimli yetkili kişilerce imzalanmış olmalıdır; ortak girişimler uygun şekilde imzalanmalıdır. Yaklaşık maliyet, belirlenen yöntemlerle hesaplanır ve vergi dışı tutar üzerinden açıklanır; kamuya ilan edilmez ve işle ilgili taraflara açıklanmaz; gerektiğinde ÜFE gibi göstergelerle güncellenebilir. Doğrulama ve alım yöntemleri: Bakanlık bu çerçevede pazarlık usulü veya doğrudan temin yöntemlerinden birini kullanabilir; doğrudan temin, belirli durumlarda uygulanabilir ve en az üç teklifin alınmasının veya ilan edilmesinin gerekli olduğu durumlar bulunabilir. Tekliflerin şekli ve içeriği açısından yazılı olması, şartların kabul edilmesi, bedelin yazı ve rakamla uyumlu olması, geçerlilik süresi ve imzalı olması zorunludur; ortak girişimlerin tüm ortakları/temsilcileri tarafından imza edilmesi gerekir. Yüklenicinin belirlenmesi aşamasında projeye ilişkin teklifler incelenir; proje değerlendirme raporu hazırlanır; en uygun teklif ve gerekirse ikinci uygun teklif belirlenir; yasaklılık teatisi yapılabilir; onay sonrası yüklenici sözleşmeye davet edilir. İhalenin iptali, sözleşme imzalanana kadar herhangi bir nedenle gerçekleştirilebilir ve bu durum ilgili taraflara duyurulur; iptal sonucunda hak talebinde bulunulamaz. Doğrudan temin halinde, yaklaşık maliyet hesabı, proje teklif formatı hazırlanması ve sözleşme düzenlenmesi zorunludur; bazı durumlarda sözleşme yerine protokol uygulanabilir ve teknik/idari şartnameler gerektiğinde hazırlanır. İdari şartname, işin özelliğine uygun olarak hazırlanır ve katılım şartları ile istenilen belgeleri belirler; teknik şartname ise hizmetin teknik ayrıntılarını ve gerekli standartları içerir; rekabeti engellemeyen ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayan kriterler esas tutulur; bazı durumlarda idarece teknik şartnameler kendi hazırladığı gibi ihale yoluyla da elde edilebilir. Sözleşmede yer alması zorunlu hususlar arasında işin adı ve niteliği, idarenin bilgileri, yüklenicinin adı, alt yüklenicilere ilişkin bilgiler, sözleşme bedeli, süresi ve ödeme şartları ile avans varsa şartları, giderlerin kim tarafından ödeneceği ve ilgili vergiler bulunur; ayrıca vergiler, resimler ve diğer giderlerin kimin tarafından karşılanacağı hususları belirtilir.