RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
Bu yönetmelik, resmi yazışmaların güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yürütülmesini ve gerektiğinde el yazısı ile yapılan yazışmaların da güvenlik ve süreklilik çerçevesinde yönetilmesini hedefler; bilgi ve belgelerin hızlı, güvenli ve uyumlu bir biçimde paylaşılmasını sağlar. Elektronik ortamın ana işleyişi - Resmî yazışmalar elektronik olarak oluşturulur, muhataplarla paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır; güvenli elektronik imza ile imzalanmayan belgeler bu süreçte yer almaz. - Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda el yazılı belgeler de kullanılabilir; bu durumda gönderim ve saklama işlemleri fiziksel ortama göre yürütülür. - Belgelerin güvenli ve izlenebilir olması için merkezi yönetim sistemleri üzerinden kayıt, yönetim ve arşivleme süreçleri düzenlenir; belgelerin değişiklikleri ve hareketleri zaman damgası ile doğrulanır. Belgelerin yapısı ve standartlar - Resmî yazışmalar için belirli bir düzen ve yapısal kural seti uygulanır; başlık, konu, muhatap ve ilgi gibi bölümler standartlaştırılır. - Üstveri ve belge kimlik bilgileri, belgenin gönderildiği kurum ve amacına uygun şekilde tutarlı biçimde eklenir. - Belge metninin yazımında dil bilgisi, yazım kuralları ve gerektiğinde yabancı dil kullanımı ile çeviri ilkelere uyulur; uzun metinler ve alıntılar uygun biçimde işaretlenir. - Dokümanlar için görsel tasarım kuralları belirli sınırlar içinde uygulanır; yazı tipleri ve yazı alanı gibi hususlar standartlaştırılır. Muhataplar ve ilgi bağları - Muhatap bölümü, belgenin gittiği kurum veya kişiyi açıkça gösterir ve gerektiğinde birim bilgileriyle desteklenir. - İlgi bölümüyle bağlı belgeler referans alınarak ilgili belgeler arasındaki bağlantılar kurulur; ilginin tarih ve içeriğine uygun, düzenli bir sıralama sağlanır. - Birden çok muhataba yönelik dağıtımlar varsa dağıtım ima ve gerektiği durumda ek bilgiler net biçimde belirtilir. Dağıtım, adresleme ve iletim süreçleri - Belgelerde muhatap adresleme ve varsa dış adres bilgileri, net ve okunaklı bir biçimde metnin uygun bölümlerine yerleşir. - Dış temsilcilikler ve bağlı idareler arasındaki yazışmalarda gerekli yapısal düzenlemeler uygulanır; gerektiğinde ilgili idarenin bilgi sahibi olması sağlanır. Kayıt, arşiv ve güvenlik kavramları - Belgeler, uygun üstveri ile birlikte kayıt altına alınır ve arşivlenir; içeriğin doğruluğu ve bütünlüğü güvenli imza ve zaman damgası ile korunur. - Standart dosya planı ve sınıflama şemaları doğrultusunda belgelere uygun dosyalama yapılır; belgelerin üretim yeri ve fonksiyonlarıyla ilişkilendirilmesi sağlanır. - Ulusal veya uluslararası yazışmalarda gerekli durumlarda dil kullanımı ve çeviri süreçleri uygulanır; belgeler arşivle ilişkilendirilir ve gerektiğinde erişilebilir durumda tutulur. Genel amaç ve etkiler - Ortak bir uygulama çerçevesi ile kamu kurumları arasındaki iletişimde tutarlılık, güvenlik ve izlenebilirlik artar. - Elektronik imza ve kayıtlar sayesinde süreçler hızlanır, belgelerin orijinalliği ve değişmezliği korunur. - Resmî yazışmalar için tek tip bir格式 ve terminoloji benimsenir; arşivleme ve yönetim süreçleri standardize edilir.