DEVLET ARŞİVLERİ BAŞKANLIĞI HAKKINDA CUMHURBAŞKANLIĞI KARARNAMESİ (KARARNAME NUMARASI: 11)
Bu kararname Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın kurulmasını ve kamuda arşiv yönetimini merkezi bir yapıda düzenlemesini amaçlar; arşiv standartlarını belirler, uygulanmasını takip eder ve denetler; devlet ve millet hayatını ilgilendiren belgeleri tespit eder, tescil eder, korur ve gerektiğinde arşivlere kazandırır; arşivlerin güvenliğini sağlar ve zararlı etkilerden korunmalarını temin eder; mikrofilm ve dijitalleştirme gibi süreçleri belirler ve bu alanlarda koordinasyonu sağlar; arşiv ağını ve arşiv verilerini merkezi bir yapıda toplar ve bunlara araştırmaya açık biçimde erişim sağlar. Bu çerçevede arşiv yönetimiyle ilgili ana işlevler arasında dosya planı oluşturulması, tasnif edilmesi, ayıklanması ve gerektiğinde imha edilmesi süreçlerinin yürütülmesi; bu konularda rehberlik, eğitim ve denetim hizmetlerinin verilmesi yer alır. Arşivlerden yararlanma usul ve esaslarını belirler, araştırmacıların erişimini kolaylaştırır ve bilgi güvenliğini sağlarız; gizlilik ve sınırlı paylaşım konularını düzenler. Tarihî ve kültürel değeri olan belgelerin tanıtılması, yayımlanması ve sergilenmesi faaliyetlerini destekler; arşiv müzesi kurulmasına ve ulusal/uluslararası sergilerin düzenlenmesine katkı sağlar. Strateji geliştirme, dış ilişkiler ve tanıtım ile bilişim ve elektronik arşivler gibi birimlerle kurum içi koordinasyonu sağlar; ulusal ve uluslararası işbirliklerini yönetir. Kamu kurumlarıyla yakın işbirliği içinde çalışır, bilgi taleplerini karşılar ve gerektiğinde proje ve araştırma için mal ve hizmet alımlarını yürütür; bu çerçevede bütçe ve ödeme süreçlerine ilişkin düzenlemeler yapılır. Kapsamdaki kurumlar kendi arşivlerini korumak, tasnif etmek ve saklamakla yükümlüdür; belirli süreler sonunda belgeleri Devlet Arşivleri Başkanlığı’na teslim eder ve artık saklanmasına gerek olmayan belgeleri yok eder; belgelerin yurt dışına çıkarılması ve tahrip edilmesi kısıtlanır. Ayıklama ve imha komisyonları kurulur; müsaderesi kararlaştırılan belgelerin teslimi sağlanır. Başkanlık, Cumhurbaşkanlığına bağlı olarak çeşitli hizmet birimlerini yönetir ve bu birimler kendi görevlerini yerine getirir; başkan bu birimlerin genel yönetimini üstlenir ve amaçlanan hedefler doğrultusunda hareket eder. Personel istihdamı ve eğitim konuları düzenli olarak yapılır; arşiv uzmanı ve yardımcıları gibi kadrolar için istihdam imkanları bulunur; ayrıca sözleşmeli personel çalıştırma imkanı da vardır. Yöneticiler, görev ve yetki alanına giren hizmetleri mevzuata uygun şekilde düzenler ve yürütür; gerektiğinde yetki devri yapabilirler, ancak sorumluluklar devreden amire karşı sürer.