ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞI REHBERLİK VE TEFTİŞ BAŞKANLIĞI TARAFINDAN 4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNUNUN 3 ÜNCÜ MADDESİNİN (B) BENDİ KAPSAMINDA YAPILACAK ALIMLARA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
Bu yönerge, devlet güvenliği ve gizliliği gerektiren durumlarda kullanılacak e-İTOS faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin mal ve hizmet alımlarında uygulanacak usul ve esasları belirler ve bu alımların güvenli, hızlı ve verimli şekilde gerçekleştirilmesini amaçlar.
Kapsam olarak, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı bünyesinde e-İTOS çalışmalarına ihtiyaç duyan mal ve hizmet alımlarını kapsar.
Amaç ve ilkeler olarak, ulusal çıkarların ve güvenliğin korunması, standardizasyonun sürdürülmesi, modernizasyonun sağlanması ile saydamlık, rekabetçilik, eşit muamele, güvenilirlik, ihtiyaçların uygun şartlarda ve zamanında karşılanması ile kaynakların verimli kullanılması hedeflenir; ayrıca gizlilik ve devlet güvenliği gerektiren durumlar gözetilir.
Alım usulleri kapsamında iki temel yöntem öngörülür: pazarlık usulü ile yapılacak ihaleler ve doğrudan temin. Pazarlık usulü, ilan yapılmaksızın davet edilen isteklilerin teklif verebildiği, hissedarlar arası rekabet ve değerlendirme süreçlerini içeren bir yöntemdir. Doğrudan temin ise belirli şartlar sağlandığında ve piyasa fiyat araştırması onayı ile uygulanabilir.
İhale işlemleri için gerekli süreçler ve yapılandırmalar belirlenir: ihale yetkilisi tarafından ihale komisyonunun kurulması, komisyonun işleyişine ilişkin esaslar, kararların yazılı tutanaklarla kayıt altına alınması ve belgelerin dosyada saklanması zorunluluğu bulunur.
Yaklaşık maliyet çalışmalarının nasıl yapılacağı ve bu maliyetin hangi amaçlarla ve nasıl açıklanacağına ilişkin kurallar uygulanır; ihale dokümanı, idari, teknik, özel şartnameler ile sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belgeleri içerir ve dokümanın istekliye bedelli veya bedelsiz olarak sunulması mümkündür.
İhale dokümanında değişiklik yapılması durumları ve bu değişikliklerin nasıl duyurulacağı, zeyilnamelerin hangi sürelerle ve hangi kapsamda yürütüleceği konusunda esaslar vardır; davet sonrası değişiklikler gerektiğinde, isteklilerin buna uygun olarak cevap verebilmesi için gereken süreçler belirlenir.
İhaleye katılım şartları ve ihale dışı bırakılma durumlarına ilişkin temel kriterler, gerekli bilgi ve belgelerin sağlanması ile tebligat için adres beyanı gibi hususlar düzenlenir.
Katılım için engelleyici fiil veya davranışlar ile alt yüklenicilik konusunda kurallar konulur; alımın asıl yüklenicinin tarafından yürütülmesi gerektiği belirtilir ve alt yüklenicilik genellikle yasaktır.
İhalenin iptali ve yeniden ihale süreçlerine ilişkin hükümler bulunur; iptal halinde tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin yeniden açılmasının olanaklı olduğu açıkça ifade edilir.
Tekliflerin hazırlanması ve sunulmasına dair kurallar, mektup ve geçici teminat gibi gerekli belgelerin nasıl bir zarfa konulacağı, Türk Lirası üzerinden tekliflenmesi, imzalanmış ve yetkili kişilerce onaylanmış olması gerektiği, teslimat süresi ve posta yoluyla başvuruların kabul edilebilirliği gibi usulleri kapsar.
Tekliflerin geçerlilik süresi ve gerektiğinde uzatma imkânları belirtilir; taleplerin karşılanabilmesi için geçerlilik süresinin uzatılabileceği durumlar ifade edilir.
Geçici teminat, teminat mektupları ve teminat olarak kabul edilecek değerler ile ilgili esaslar belirtilir; teminatların nasıl saklanacağı, ne zaman iade edileceği ve haciz veya ihtiyati tedbir konusunda güvence hükümleri yer alır.
Doküman ve teminat yapısının güvenilirliği, hesap verebilirlik ve denetim için gerekli kayıtların tutulması, ihale süreci boyunca belgelerin gerektiğinde istenmesi ve doğrulamanın sağlanması amaçlanır.
Genel olarak bu düzen, güvenli ve etik bir alım süreciyle ihtiyaçların uygun maliyet ve şartlarda karşılanmasını sağlarken, sürecin şeffaf, rekabetçi ve güvenilir bir şekilde işlemesini; ayrıca güvenlik ve gizliliğin korunmasını sağlamayı hedefler.