İKLİM DEĞİŞİKLİĞİ BAŞKANLIĞI TARAFINDAN TERTİPLENECEK ULUSLARARASI ORGANİZASYONLAR VE TOPLANTILARDAN CUMHURBAŞKANI TARAFINDAN BELİRLENENLERİN YÜRÜTÜLMESİNE YÖNELİK OLARAK 4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNUNUN 3 ÜNCÜ MADDESİNİN (Z) BENDİ KAPSAMINDA YAPILACAK ALIMLARA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR (KARAR SAYISI: 10453)
Bu karar, uluslararası toplantılar ve organizasyonlar için mal ve hizmet alımlarının nasıl yürütüleceğini ve bu süreçte uyulacak esasları belirler; amacı, ülkenin imajı için önemli olan bu faaliyetlerin kaliteli ve zamanında temin edilmesini sağlamaktır. Kapsamı itibarıyla bu alımlar yurt içinde veya yurt dışında yerli veya yabancı gerçek veya tüzel kişilerden yapılabilir ve bu işlemlerle ilgili tüm süreçler bu esaslar dahilinde yürütülür. Temel ilkeler olarak; saydamlık, eşit muamele, güvenilirlik ve kaynakların verimli kullanımı esas alınır; devletin yüksek çıkarları ve itibarının korunması gözetilir. Bu esaslar kapsamında yapılacak alımlarda doğrudan temin yöntemi uygulanabilir; ihale açılmadan piyasa araştırması ve müzakere gibi süreçlerle ihtiyaçlar karşılanabilir ve bazı esneklikler tanınabilir. Ayrıca süreçler elektronik ortamda veya elektronik sistemler üzerinden de yürütülebilir. İhtiyaçların belirlenmesi ve maliyetlerin yaklaşık olarak hesaplanması, piyasa araştırması yoluyla yapılır; gerekli durumlarda teklifler incelenir, net olmayan hususlar için isteklilerden açıklama istenir ve uygun görülen teklifler arasından seçim yapılır. İsteklilerden istenen yeterlilikler ve belgeler belirli ihtiyaçlara göre talep edilir; gerekli görüldüğünde teminatlar talep edilebilir ve teminatlar belirli koşullarda iade edilir. Sözleşmeye davet edildiğinde en uygun teklif sahibi sözleşmeyi imzalamaya çağrılır; bu süreçte gerekli teminatlar alınır ve taraflar arasında sözleşme kurulur. Alt yüklenicilerin kullanımı gerektiğinde buna ilişkin düzenlemeler yapılabilir; ancak yüklenicinin sorumluluğu devam eder. İşlem dosyası oluşturulur; bu dosyada alım sürecine ilişkin tüm belgeler ve kararlar toplanır. Süreç içinde, geçici ve kesin teminatlar gibi güvenlik unsurları bulunabilir ve gerektiğinde iade süreçleri uygulanır. İşin büyüklüğüne bağlı olarak, sözleşme bedelinde artış veya eksilme yapılabilir ve ek süre verilebilir; bu durumda ek maliyetler ve şartlar belirlenir. İcra ve denetim açısından, teslim edilen mal ve hizmetler için muayene ve kabul süreçleri yürütülür; uygun olmayan durumlar kabul edilmez ve düzeltilmesi istenir.